TÍTULO DEL TRABAJO: Coordinador de Servicios del Refugio
DEPARTAMENTO: Operaciones del Refugio
Reporta a: Responsable del Refugio
SUPERVISA: N/A
CLASIFICACIÓN: Medio tiempo, por hora
FECHA EFECTIVA: 1 de septiembre de 2021

Preferiblemente bilingüe/español.

RESUMEN: El Coordinador de Servicios del Refugio es la cara de Tree House y es responsable de proporcionar un servicio profesional y dar la bienvenida a todos los clientes internos y externos de manera que refleje los valores y la misión de Tree House.

El Coordinador de Servicios del Refugio es responsable de poner en contacto a los clientes con otros departamentos cuando sea necesario, y de proporcionar información sobre todos los servicios de Tree House, incluyendo la admisión de animales, acerca del refugio, la adopción, la salud y el comportamiento. El Coordinador de Servicios del Refugio debe responder a las preguntas sobre las tarifas, el Veterinary Wellness Center (el centro de bienestar de mascotas), Capturar-Esterilizar-Soltar, gatos de la comunidad, los recursos externos y otros temas, a veces delicados. Con unas responsabilidades variadas y amplias, su objetivo principal es garantizar que, independientemente de sus experiencias anteriores, actitudes actuales, o razón de la visita, cada cliente reciba un acceso completo y sea conectado a los recursos y servicios apropiados, y se marche sintiéndose positivo y satisfecho de su interacción con nuestra organización.

Esta función sirve de enlace con todo el personal, los clientes y los voluntarios para garantizar el cumplimiento de todos los protocolos y procedimientos de admisión y resultados. También administrar el flujo diario de citas, voluntarios, solicitudes entrantes al diario.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES:
* Proporcionar un excelente servicio de atención al cliente incluidos los adoptantes, los voluntarios y el personal, atendiendo a sus preguntas y dirigiendo las consultas de forma adecuada.
* Proporcionar una comunicación profesional, personalizada y sincera, independientemente del método de comunicación.
* Recibir y organizar citas para varios departamentos y programas del refugio.
* Responder y dirigir todos los correos electrónicos y llamadas telefónicas entrantes de manera oportuna.
* Proporcionar una experiencia educativa y de apoyo impecable a todas las visitas.
* Mantener un conocimiento actualizado de todos los protocolos y procedimientos pertinentes de Tree House.
* Mantener actualizados los registros de animales y personas según sea necesario.
* Garantizar que todos los formularios y folletos estén actualizados y disponibles cuando sea necesario.
* Ser un recurso para la comunidad y compartir información sobre el bienestar de los animales.
* Mantener la caja de efectivo precisa (dinero y recibos) y facilitar las transacciones de cada visitante; realizar conciliaciones al final del día.
* Realizar listas de tareas de apertura y cierre.
* Completar los informes diarios, semanales y mensuales internos y/o externos según sea necesario.
* Mantener los aspectos del sistema de software del refugio, incluyendo el ingreso de datos históricos, la capacitación del personal y de los voluntarios, el ingreso e integridad de los datos, y la prueba/introducción de nuevas funcionalidades.
* Supervisar y garantizar el uso adecuado de todos los sistemas, incluidos, Acuity Scheduling (citas), Shopify (punto de venta), Help Scout (software de atención al cliente), PetPoint (software de refugios).
* Ayudar en la capacitación y el desarrollo de los voluntarios, identificando formas de incorporarlos al flujo de trabajo diario.
* Mantener un entorno de trabajo seguro, limpio e higiénico.
* Inventario y pedido de material de oficina.
* Proporcionar asistencia administrativa general a las operaciones del refugio.
* Otros deberes según lo asignado.

RESPONSABILIDADES DE SUPERVISIÓN:
* Este trabajo no tiene responsabilidades de supervisión.

CALIFICACIONES:
* Se trata de un puesto de nivel inicial. Se requiere al menos seis meses de experiencia en atención al cliente, así como una actitud positiva y compasiva y buenos conocimientos informáticos.
* Posee atención a los detalles y realiza las tareas con rapidez y eficacia.
* Debe demostrar orientación al cliente, excelente don de gente, actitud entusiasta y capacidad para manejar situaciones difíciles. Capacidad de suspender el juicio personal y de ser creativo y orientado a las soluciones en el trato con los clientes.
* Dispuesto y comprometido a trabajar bien con los voluntarios y el personal en todas las funciones.
* Es capaz de documentar las conversaciones e interacciones con claridad, detalle y transparencia
* Preferiblemente bilingüe/español.

COMPETENCIAS:
* Asistencia y confiabilidad: acude constantemente al trabajo y es puntual. Sigue las instrucciones y responde a las indicaciones de la gerencia. Proporciona un trabajo consistente, puntual y de alta calidad. Cumple con los compromisos. Utiliza el tiempo de forma eficiente. Asume la responsabilidad de sus propios actos.
* Atención al cliente – Trata a los clientes (internos y externos) con respeto y cortesía. Muestra interés, se anticipa y responde oportunamente a las necesidades y preocupaciones de los clientes. Va más allá de las expectativas básicas de servicio para ayudar a los clientes. Responde adecuadamente y resuelve situaciones difíciles y emocionales. Busca formas de mejorar la prestación de servicios.
* Diversidad – Trabaja con entusiasmo con todos los empleados, independientemente de su raza, sexo, cultura y edad. Valora las contribuciones de personas de diversos orígenes. Demuestra respeto por las opiniones e ideas de los demás. Muestra conciencia y sensibilidad hacia los valores culturales e individuales.
* Ética – Respeta y mantiene la confidencialidad. Dice la verdad y es honesto en todos los tratos. Evita situaciones y acciones consideradas inapropiadas o que presenten un conflicto de intereses. Defiende los valores de la organización. No tergiversa su identidad ni utiliza su posición o autoridad en beneficio propio.
* Trabajo en equipo – Escucha y responde constructivamente a las opiniones de los demás. Brinda y agradece la retroalimentación. Proporciona ayuda a los demás cuando la necesitan. Comparte su experiencia. Reconoce el esfuerzo y la contribución de los demás. Antepone el éxito del equipo a sus propios intereses. Crea un ambiente de trabajo positivo.

EXIGENCIAS FÍSICAS Y ENTORNO DE TRABAJO:
* Se requiere con frecuencia estar sentado.
* El empleado puede ocasionalmente levantar y/o mover menos de 40 libras.

Lo anterior pretende describir el contenido general y los requisitos para el desempeño de este trabajo. No debe interpretarse como una declaración exhaustiva de los deberes, responsabilidades o requisitos físicos. Ninguna de las disposiciones de esta descripción del puesto limita el derecho de la gerencia a asignar o reasignar funciones y responsabilidades a este puesto en cualquier momento. Se pueden realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidad puedan realizar las funciones esenciales.

Tree House Humane Society es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y busca emplear a personas calificadas basándose en sus méritos individuales. Tree House Humane Society no discrimina a ninguna persona con respecto a los términos y condiciones de empleo por motivos de raza, sexo, edad, religión, color, nacionalidad, discapacidad, información genética, estado civil, condición de veterano, orientación sexual, identidad o expresión de género, situación de vivienda o cualquier otro factor no relacionado con el mérito protegido por las leyes estatales, locales o federales. La Igualdad de Oportunidades en el Empleo se aplica a todas las acciones de personal, como el reclutamiento, la contratación, la compensación, los beneficios, los ascensos, la capacitación, la transferencia, la terminación y las oportunidades de capacitación. Tree House Humane Society está comprometida con un lugar de trabajo justo y equitativo donde todos son miembros respetados y valorados del equipo.