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DEPARTAMENTO: Operaciones del Refugio
DEPENDE DE: Responsable del Refugio
SUPERVISA: N/A
CLASIFICACIÓN: No exento, de medio tiempo, por horas
FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: 1 de septiembre de 2021

RESUMEN: El Coordinador de Servicios del Refugio es la cara de Tree House y es responsable de proporcionar un servicio profesional y acogedor a todos los clientes internos y externos de manera que refleje los valores y la misión de Tree House.

El Coordinador de Servicios del Refugio es responsable de poner en contacto a los clientes con otros departamentos cuando sea necesario, y de proporcionar información sobre todos los servicios de Tree House, incluyendo la admisión de animales, acerca del refugio, la adopción, la salud y el comportamiento. El Coordinador de Servicios del Refugio debe responder a las preguntas sobre las tarifas, el Centro de Bienestar Veterinario, Capturar-Esterilizar-Soltar, gatos de la comunidad, los recursos externos y otros temas, a veces delicados. Con unas responsabilidades tan variadas y amplias, su objetivo principal es garantizar que, independientemente del motivo de la visita del cliente, de sus experiencias anteriores o de sus actitudes actuales, cada cliente reciba un acceso completo y colaborativo a los recursos y servicios, y se marche con un sentimiento positivo y satisfecho de su interacción con nuestra organización.

Esta función sirve de enlace con todo el personal, los clientes y los voluntarios para garantizar el cumplimiento de todas las políticas y procedimientos de admisión y resultados. Así como administrar el flujo diario de citas, voluntarios, solicitudes entrantes y diarias.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES:
● Proporcionar un excelente servicio de atención al cliente a todos los clientes y partes interesadas, incluidos los acogedores, los adoptantes, los voluntarios y el personal, atendiendo a sus preguntas y dirigiendo las consultas de forma adecuada.
● Proporcionar una comunicación exhaustiva, profesional, personalizada y sincera, independientemente del método de comunicación
● Gestionar y recibir citas para varios departamentos y programas del refugio.
● Responder y dirigir todos los correos electrónicos y llamadas telefónicas entrantes de manera oportuna.
● Proporcionar una experiencia educativa y de apoyo impecable a todas las visitas.
● Mantener un conocimiento actualizado de todos los protocolos y procedimientos pertinentes de Tree House
● Mantener actualizados los registros de animales y personas mediante el ingreso inmediato de datos según sea necesario
● Garantizar que todos los formularios y folletos estén actualizados y disponibles cuando sea necesario
● Ser un recurso de atención a los animales para el público, proporcionando información pertinente sobre el bienestar de los animales
● Facilitar las transacciones de cada visitante que paga.
● Mantener la caja de efectivo precisa (dinero y recibos); realizar conciliaciones al final del día
● Realizar listas de tareas de apertura y cierre
● Completar los informes diarios, semanales y mensuales internos y/o externos según sea necesario.
● Mantener los aspectos del sistema de software del refugio, incluyendo el ingreso de datos históricos, la capacitación del personal y de los voluntarios, el ingreso e integridad de los datos, la redacción de informes/documentos y la prueba/introducción de nuevas funcionalidades.
● Supervisar y garantizar el uso adecuado de todos los sistemas, incluidos, entre otros, Acuity Scheduling (citas), Shopify (punto de venta), Help Scout (software de atención al cliente), PetPoint (software de gestión de refugios).
● Ayudar en la capacitación y el desarrollo de los voluntarios, identificando formas de incorporarlos al flujo de trabajo diario.
● Inventario y pedido de material de oficina
● Proporcionar asistencia administrativa general a las operaciones del refugio.
● Mantener un entorno de trabajo seguro, limpio e higiénico
● Otros deberes según lo asignado

RESPONSABILIDADES DE SUPERVISIÓN:
● Este trabajo no tiene responsabilidades de supervisión.

CALIFICACIONES:
● Se trata de un puesto de nivel inicial. Se requiere al menos seis meses de experiencia en atención al cliente, así como una actitud positiva y compasiva y buenos conocimientos informáticos.
● Posee atención a los detalles y realiza las tareas con rapidez y eficacia
● Debe demostrar orientación al cliente, excelente don de gente, actitud entusiasta y capacidad para manejar situaciones difíciles. Capacidad de suspender el juicio personal y de ser creativo y orientado a las soluciones en el trato con los clientes.
● Dispuesto y comprometido a trabajar bien con los voluntarios y el personal en todas las funciones
● Es capaz de documentar las conversaciones e interacciones con claridad, detalle y transparencia
● Preferibleme